De situatie

Bij een organisatie in de vastgoedsector verliep de besluitvorming tussen afdelingen moeizaam. Een teamleider uitte de frustratie: “Afspraken maken heeft geen zin, want ze houden zich er toch niet aan. We leveren de gevraagde documenten aan zoals het proces voorschrijft, maar horen vervolgens wekenlang niets terug. En áls we iets horen, gaat het vooral om aanvullende vragen.” Het proces werkte eerder tegen dan vóór de mensen.

De opdracht

Hoe kunnen we dit proces zo inrichten dat de samenwerking soepeler verloopt en besluiten sneller genomen worden? De doorlooptijd moest omlaag, zonder af te doen aan de kwaliteit van besluitvorming.

De aanpak

We begonnen met het proces vanuit beide kanten in kaart te brengen. Hoe dachten de betrokken teams dat het proces verliep? Waar liepen zij op vast, wat verwachtten ze van elkaar? Al snel werd duidelijk dat er verschillen zaten in verwachtingen, informatiebehoefte en timing.

We pasten het proces aan, met als doel: helderheid, eenvoud en wederzijds begrip.

• We brachten samen met beide afdelingen het werkproces visueel in beeld
• We legden vast welke informatie wanneer nodig was en wie waarvoor verantwoordelijk was
• We maakten afspraken die niet alleen op papier werkten, maar ook in de praktijk

Zo ontstond er weer vertrouwen en eigenaarschap tussen de teams.

Het resultaat

Het aangepaste proces was simpeler, pragmatischer en werkte voor iedereen. Besluiten werden sneller genomen: de doorlooptijd werd met 50% verkort. Voor dit dossier betekende dat een verschil van twee tot drie maanden — waarmee de verhuurinkomsten aanzienlijk eerder konden starten. Heldere afspraken en een goed proces bleken de sleutel tot versnelling én samenwerking.