De situatie

Binnen een organisatie in het publieke domein verliep de uitvoering van projecten stroef. De doorlooptijd was onnodig lang en projectmanagers gaven aan vaak te moeten wachten op stukken die niet volledig, niet actueel of zelfs dubbel aangeleverd werden. Zoals één van hen het verwoordde: “Ik vond in mijn archief een rapport van drie jaar oud dat nog steeds klopte — en nu krijg ik hetzelfde rapport, alleen met recente datum.” De frustratie liep op, net als de werkdruk.

De opdracht

Versnel het proces. Dat was de heldere vraag. De organisatie wilde inzicht in waar het spaak liep en hoe het efficiënter kon — zonder de kwaliteit te verliezen.

De aanpak

We begonnen met een procesanalyse en brachten de bestaande werkwijzen in kaart. In gesprekken met medewerkers van verschillende afdelingen werd duidelijk waar de knelpunten zaten. De werkdruk bleek hoog, en het ontbrak aan overzicht, structuur en heldere afspraken.

Wat we deden:

• We startten met de afdeling waar de grootste vertraging werd ervaren
• Introduceerden één uniforme manier van werken
• Zorgden dat kennis overdraagbaar werd gemaakt
• En richtten een centraal toegankelijke werkomgeving in

Geen ingewikkelde modellen, maar praktische oplossingen die meteen toepasbaar waren.

Het resultaat

Binnen een week konden projectmanagers beschikken over de juiste stukken en direct vervolgstappen zetten. Op de betrokken afdeling bespaarde iedere medewerker gemiddeld 4 uur per week. Met 15 medewerkers en een kostprijs van €100 per uur betekende dit een jaarlijkse besparing van €270.000. Maar nog belangrijker: de werkdruk daalde voelbaar. Structuur bracht rust en ruimte om weer vooruit te kijken.